Préparer son admission
En Ehpad
Comment créer un
dossier de demande
d’admission ?
L’entrée en Ehpad est une étape importante pour de nombreuses familles.
Ce choix peut-être motivé par divers facteurs, notamment la nécessité d’un soutien médical,
d’une aide quotidienne, ou simplement le désir d’intégrer une communauté.
Ainsi, pour faciliter le parcours des personnes âgées et des aidants à la recherche d’une place en résidence,
le gouvernement a mis en place un CERFA, dossier unique d’admission en Ehpad.
Ce dossier peut également être utilisé pour l’hébergement temporaire et l’accueil de jour.
Le dossier unique d’admission en Ehpad est composé de 2 volets :
Formulaire de demande d’inscription en Ehpad
Tous les établissements utilisent désormais un dossier national unique d’admission en Ehpad.
Il peut également être utilisé pour les petites unités de vie et l’hébergement temporaire.
1 – Le volet administratif
La personne âgée (ou son représentant légal) doit également remplir un questionnaire administratif qui devra indiquer sa situation familiale, ses pensions et retraite, et divers éléments qui concourront à l’élaboration du projet de vie individualisé :
- Les informations administratives habituelles : état civil..
- Les précisions sur le contexte de la demande : motivation de la demande, date d’entrée envisagée, les aides financières envisagées…
- Le nom de la personne à contacter au sujet de la demande
Des pièces sont à joindre au dossier :
- Le dernier avis d’imposition ou de non-imposition
- Les justificatifs des pensions de retraite
Des pièces justificatives complémentaires seront demandées lors du rendez-vous de préadmission.
2 – Le volet médical
Il contient un questionnaire médical à remplir par le médecin traitant ou un autre médecin en lien avec la personne âgée. Ce questionnaire médical va permettre d’évaluer l’état de santé du.de la futur.e résident.e et de déterminer l’accompagnement le plus adapté. Ce document devra ensuite être mis sous pli confidentiel et être validé par le médecin coordonnateur de l’établissement.
Faire sa demande d’admission
En ligne :
Dans la grande majorité des départements, il est possible de déposer une ou plusieurs demandes d’admission en Ehpad via le service en ligne ViaTrajectoire.
Pour effectuer une demande en ligne, il est nécessaire de créer un dossier.
Le volet administratif est à compléter directement en ligne.
Vous devez ensuite informer votre médecin traitant de votre démarche d’admission en Ehpad. Celui-ci recevra également une notification par mail afin de pouvoir compléter la partie médicale du dossier lors de votre consultation. La demande en ligne sur ViaTrajectoire permettra de compléter
le dossier en une seule fois et de l’envoyer en un clic à plusieurs établissements, mais également de suivre à tout moment l’état d’avancement de la demande
et accepter ou refuser les propositions d’admission des établissements.
Par courrier :
Il vous est également possible de faire une demande d’admission par courrier en téléchargeant et en imprimant le CERFA. Vous compléter les informations demandées. Le volet médical doit être transmis sous pli confidentiel à l’attention du médecin coordonnateur de l’établissement.
Pour une demande d’admission auprès de plusieurs Ehpad, vous pouvez leur transmettre des photocopies du dossier de demande d’admission. Vous envoyez votre dossier d’admission par courrier à l’adresse de l’Ehpad, de préférence par lettre recommandée avec avis de réception.
Dès réception du dossier et des pièces justificatives, l’établissement prend en compte la demande d’inscription. S’il existe une liste d’attente, la demande y est inscrite. Dès qu’une place se libère, la direction prend contact avec la personne âgée afin d’envisager la possibilité d’une admission. C’est le responsable de l’établissement qui prononce l’admission après avoir recueilli l’avis du médecin coordonnateur de la structure et s’être assuré de la capacité de l’établissement à accompagner la personne dans de bonnes conditions.
En Résidence Autonomie
Comment créer un dossier de demande d’admission ?
L’entrée en Résidence Autonomie concerne les personnes autonomes âgées
de plus de 60 ans qui souhaitent conserver leur indépendance. Ainsi, vivre en résidence autonomie permet de continuer à vivre « comme à la maison »,
dans un environnement adapté et sécurisé tout en apportant du lien social et
une large offre de services et d’animations. Pour une admission en résidence autonomie, il convient de se prémunir du dossier de pré-inscription qui devra
être complété par différents documents administratifs et médicaux.
Foire aux questions
Où trouver des informations sur l’organisation de la vie quotidienne ?
A votre arrivée dans l’établissement, un certain nombre de documents vous sont communiqués par la personne chargée des admissions. La remise de ces documents à chaque nouveau résident est prévue par la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale. Ces documents contribuent à une meilleure information des résidents.
La loi du 2 janvier 2002 a notamment pour objectif de développer les droits des usagers admis dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux comme les établissements d’hébergement pour personnes âgées.
Un livret d’accueil vous est remis à votre arrivée ou vous a été remis lors de votre première visite de l’établissement.
C’est un document présentant l’établissement d’une manière très pratique pour vous permettre d’avoir une première idée du fonctionnement de l’établissement et des services proposés. Les informations qui y sont données concernent :
- L’organisation de la vie quotidienne : horaires des repas, information sur les activités mises en place (lecture du journal…)
- Les services proposés dans l’établissement : passage d’un coiffeur, d’un pédicure, l’entretien du linge…
Je souhaite poser une question sur l’organisation d’un établissement, à qui puis-je m’adresser ?
Au directeur.rice de l’établissement, directement par mail ou par téléphone. Toutes les coordonnées sont disponibles sur les pages établissement.
Est-il possible de visiter l’établissement avant de déposer un dossier d’admission ?
Chaque établissement est unique !
Vous êtes donc invité.ess à visiter plusieurs établissements avec pour guide, un membre du personnel. Il pourra ainsi vous présenter les lieux mais aussi les activités proposées, les menus du chef et les résident.e.s croisé.e.s dans les espaces communs. Vous pourrez également vous rendre dans un logement pour vous imaginer y habiter.
De quoi est composé le coût de mon séjour dans l’EHPAD ?
Pour plus d’informations, rendez-vous sur la page Facturation en Ehpad
De quelle prise en charge médicale puis-je bénéficier ?
Les Ehpad sont des établissements médicalisés. L’équipe soignante s’occupe de la prise en charge médicale quotidienne des résidents : distribution des médicaments, réalisation des pansements…
En revanche, l’équipe soignante ne s’occupe pas du suivi médical des résidents qui est du ressort de son médecin traitant.
Même si les Ehpad comptent un médecin coordonnateur dans leur équipe soignante, celui-ci n’a pas pour mission de se substituer au médecin traitant. Le médecin coordonnateur supervise le bon déroulement des soins, forme l’équipe soignante (infirmiers et aides-soignants), met en place des actions de prévention, par exemple prévention de la dénutrition, prévention des escarres…
Puis-je garder mon médecin traitant ?
Chaque résident.e à un médecin traitant dont il.elle a le libre choix. Le médecin vient lui rendre visite dans l’Ehpad. Vous pouvez donc conserver votre médecin traitant habituel si l’Ehpad est situé à proximité de votre ancien domicile et que votre médecin accepte de se déplacer dans l’EHPAD.
Si vous ne pouvez pas conserver votre médecin traitant habituel, une liste des médecins traitants susceptibles de vous suivre au sein de l’Ehpad vous sera communiquée à votre arrivée.
L’équipe soignante de l’Ehpad coordonne les interventions des médecins traitants. Elle organise les prises de rendez-vous et les transports pour les visites chez les spécialistes.
Puis-je faire intervenir les professionnels paramédicaux dans l’Ehpad ?
Les kinésithérapeutes, les orthophonistes et les autres professionnel.le.s paramédicaux peuvent intervenir sur prescription médicale dans l’établissement. La consultation et le déplacement peuvent également être organisés dans leurs cabinets par l’établissement.
Comment organiser à l’avance ma propre protection ?
Lors de la réalisation des formalités d’admission, il est possible que le responsable des admissions vous propose de recueillir des informations complémentaires, notamment pour savoir si vous avez organisé à l’avance votre propre protection ou préparé vos obsèques :
- En désignant une personne de confiance,
- En rédigeant des directives anticipées,
- En souscrivant un contrat obsèques.
Désigner une personne de confiance
Vous pourrez indiquer le nom de votre personne de confiance si vous en avez une ou si vous souhaitez en désigner une. La personne de confiance est un proche (conjoint, enfant, ami…) en qui vous avez confiance et qui accepte de jouer ce rôle. Votre personne de confiance pourra vous assister lors de vos rendez-vous médicaux et être consultée par les médecins dans le cas où vous ne seriez pas en mesure d’être vous-même consulté.
Si vous n’avez pas désigné une personne de confiance, les noms des personnes à prévenir vous seront demandés ainsi que leurs coordonnées. Ces informations seront notées dans votre dossier.
Rédiger des directives anticipées
Vous pourrez aussi indiquer si vous avez rédigé des directives anticipées. La rédaction de ces directives anticipées permet d’anticiper une situation de fin de vie et l’éventualité de ne plus être en mesure d’exprimer ses souhaits. Les directives anticipées permettent de faire part de ses volontés sur la poursuite ou l’arrêt des traitements en fin de vie.
Vous pourrez aussi préciser dans votre dossier si vous avez un contrat obsèques.
Comment puis-je recourir à la médiation ?
D’après l’article L311-5 du Code de l’Action Sociale et des Familles « Toute personne prise en charge par un établissement ou un service social ou médico-social ou son représentant légal peut faire appel, en vue de l’aider à faire valoir ses droits, à une personne qualifiée qu’elle choisit sur une liste établie conjointement par le représentant de l’Etat dans le département, le directeur général de l’agence régionale de santé et le président du conseil départemental. »
Par arrêté conjoint en date du 9 février 2011, le Directeur de l’ARS, le Président du Conseil départemental et le Préfet ont fixé la liste des personnes qualifiées au titre de l’article L 311-5 du code de l’Action Sociale et des Familles.
Les coordonnées des personnes qualifiées sont affichées dans le hall de l’établissement et reprises dans le règlement de fonctionnement.
En sus de ce dispositif, le résident peut également recourir à un dispositif de médiation des litiges de consommation.
Dispositif de médiation des litiges de consommation
Conformément aux articles du code de la consommation L611-1 et suivants et R612-1 et suivants, il est prévu que pour tout litige de nature contractuelle portant sur l’exécution du contrat de vente et/ou la prestation de services n’ayant pu être résolu dans le cadre d’une réclamation préalablement introduite auprès de notre service client, le Consommateur pourra recourir gratuitement à la médiation. Il contactera la direction de l’établissement qui lui fournira les modalités pour faire appel à l’Association Nationale des Médiateurs (ANM).